2024.07.02 商談や打ち合わせ場所の選び方チェックポイント8選！最適なスペースも紹介します
取引先との商談や仕事の打ち合わせに使う場所と言うと、どこを思い浮かべるでしょうか？まずは自社や取引先のオフィスをイメージされる方が多いと思います。
しかし、以下のように商談や打ち合わせの場所に困っている方も多いのではないでしょうか？
- 出社回帰の流れで会議室がいつも埋まっている
- コロナ禍でオフィスを縮小し、打ち合わせ場所が足りない
- 出張先や出先で打ち合わせがしたい
- 自社が駅から離れていて、来社いただくのが大変
そこで今回は、オフィスの席や会議室が足りない場合や出先での打ち合わせ、商談場所の選定ポイントや、おすすめの場所をご紹介します。
商談や打ち合わせの場所選びのチェックポイント
ポイント① 内容や相手と場所がマッチしているか
緊張感のある場にしたいのか、ラフにお話をしたいのか、初めて会う相手なのかなど、内容や相手によってマッチする場所は異なります。
相手に心を開いてもらって気軽に話をしたいのであれば、閉塞感のある会議室よりもカフェなどのオープンスペースの方が良いかもしれません。
逆に商談などセキュリティが気になる話題があるときには、周囲の耳や目が気になるカフェは避けるべきでしょう。
普段からカフェで仕事をしている方などは、カフェで商談することもあまり抵抗はないかもしれません。ただ自分では気にならなかったとしても、相手がその場所からどのような印象を受けるかを考え、適切な場所を選ぶことが大切です。
目的に合った場所を選ぶことは、うまく話題を引き出したり、信頼感を得ることにもつながります。
ポイント② アクセスが良いか
自分にとっても相手にとってもアクセスの良い場所であることは重要です。一回きりの打ち合わせであれば問題ないかもしれませんが、内容によっては今後も同じ場所でお話をすることになるでしょう。
「◯◯さんとの打ち合わせ、遠いんだよな…」と思われてしまってはそれだけで心理的な距離も少し離れてしまうかもしれません。
相手の交通手段や、どのような経路で来るのかを想定し、駅から近い、あるいは駐車場のある場所などを選ぶことが重要です。
もし少しわかりにくい場所になってしまう場合は、事前に駅からのアクセスなどを共有しておくなどの配慮も必要です。
自社のオフィスが駅から離れていたり、道順がわかりにくい場合にはオフィス以外の場所で打ち合わせすることを検討してもいいかもしれません。
ポイント③ セキュリティ面でリスクがないか
会議室などの個室でない限りどうしても発生するリスクとして、会話の内容を聞かれたりPC画面や資料を覗き見られたりすることが挙げられます。
悪意はなかったとしても、隣の席の話などは多少は耳に入ってきてしまうもの。相手方にとっても「ここではこの話はしにくいな…」と思われてしまっては、円滑な会話はできません。
また、カフェなどで提供されているフリーWi-Fiを使用する場合にも注意が必要です。フリーWi-Fiを利用する場合は、ネットワークの盗聴による情報漏洩やマルウェアへの感染といったリスクを理解した上で、
- 自動接続機能をOFFにし、なりすましWi-Fiに注意する
- Wi-Fiの暗号化形式を確認し、セキュリティ強度の低いものは使用しない
- ログイン情報やクレジットカード情報を送信しない
- 暗号化されていないサイトに接続しない
- VPNを利用する
など、基本的な対策をとることが重要です。
また、企業によっては公共の場所での業務や、仕事でのネットワーク接続を禁止するルールがある場合もありますので、予め確認しておきましょう。
ポイント④ 話に集中できる快適な環境か
打ち合わせに支障がない環境であるかどうかも事前に確認したいポイントです。
周囲の音、テーブルの広さ、隣の席との距離、空調、喫煙/禁煙などをチェックすると良いでしょう。
緊張せず、カジュアルに話をしたいので多少音楽や話し声があった方がいいと思いカフェに行ったら、思いのほか騒がしくて会話もままならなかった…なんてことのないように、混雑する時間を避けたり、事前に店内の雰囲気や使用したい場所を確認しておくと安心です。
カフェの場合、ドリンクを置いたらテーブルにPCや資料を置く場所がなくなってしまったということもありがちです。万が一ドリンクをこぼしてしまっては商談どころではありません。タブレットで画面を見せるだけなら良いかもしれませんが、PCや資料による作業や説明が必須な場合は、カフェではなく会議室など広い作業スペースのある場所を予約するのが安心でしょう。
また相手が喫煙者かどうかによって、喫煙可、禁煙の場所をそれぞれ提案できるようになっているとスマートです。
ポイント⑤ 必要な備品があるか
商談などでPCを使用する場合は、万が一に備えて電源が使えるかどうか、必要であればWi-Fiが使えるかを確認しておきましょう。
内容によっては、プリンター、モニター、プロジェクター、ホワイトボード、ヘッドセットなどが必要になることもあります。これらは貸会議室やコワーキングスペースでは備え付け、あるいはレンタル可能なことが多いので、無料/有料や予約の可否を確認しておくと当日の運営がスムーズです。
ポイント⑥ レイアウト変更できるか
複数人を招いてセミナー形式の商談を行う場合や、ホワイトボードやプロジェクターを使いたい場合などは、レイアウト変更が必要になる場合もあります。
貸し会議室などを利用する場合、収容人数が足りているかだけではなく、机を移動したりホワイトボードをおけるスペースがあるかどうかもチェックしましょう。
また、レイアウト変更に時間がかかりそうな場合は、スムーズに会議を開始するため、また次の予約時間の方に迷惑がかからないようレイアウト変更時間を見込んで場所の予約をしておきましょう。
ポイント⑦ 支払い方法
業務上必要な打ち合わせで場所を利用する場合、会社のルールに則って領収書をもらったり請求書払いに対応してもらう必要があるでしょう。
事前に経理上のルールを確認しておき、必要な支払い方法に対応しているか、領収書が発行されるかなどをチェックしておくと安心です。
また、貸し会議室やコワーキングスペースで請求書払いを利用したい場合、事前の申請や審査が必要なことが多いので確認しておきましょう。
ポイント⑧ 予約できるかどうか
打ち合わせの日程が決まったら、会場はできるだけ早めに確保しておくと安心です。
カフェや喫茶店は予約不要で気楽な分、満席で待たされたり、狭い空間しか確保できないということが起こり得ます。
貸し会議室やコワーキングスペースの予約時には、これまで挙げたようなチェックポイントの他に念のためキャンセルポリシーを確認しておくと安心です。
社外での商談・打ち合わせする際の選択肢
これまで、商談や打ち合わせの場所を選ぶポイントを解説してきました。
ここからはそのポイントを踏まえて、自社や取引先のオフィス以外の場所の選択肢を解説していきます。
カフェ・喫茶店
- アクセス◎、カジュアルさ◎、環境面△、備品△
駅前に多くあるカフェや喫茶店は、誰にでも行きやすく、気軽なのが一番のメリットです。
年下の方や学生さんなどと緊張せずに話してもらいたいとき、どんどん発言してラフにアイデアを出したいときなどにピッタリです。
ただし周りに会話が聞こえてしまう環境なので、込み入ったビジネスの話は難しいでしょう。
またWi-Fiや電源などが利用可能な店舗も多いですが、テーブルの広さなどを考えてもタブレットなどは補助的に利用するに留めて、手軽な打ち合わせ用の場所と考えましょう。
ホテルラウンジ
- アクセス◯、カジュアルさ△、環境面△、備品△
落ち着いた雰囲気のホテルラウンジは、ゆっくりと会話したい場合にはとてもおすすめです。
高級感もあるので、長期的な関係を築きたい相手に信頼感を持ってもらうには良いかもしれません。
カフェと同様に環境面や備品の点ではあまり整っていないため、あくまでも対話に集中するための場所と考えるとよいでしょう。
貸し会議室
- アクセス〇、カジュアルさ△、環境面◎、備品◎、予約◎
一般的な商談や打ち合わせの場所として、セキュリティ面や備品においても一番安心できる環境です。
たいていはモニターやホワイトボードなど必要な備品もそろっており、騒音も気にしなくていいので会話に集中することができます。
予約制のところがほとんどですが、逆に急な打ち合わせが入った場合に即時予約ができるところをいくつかおさえておくと安心です。
注意点としては、最近はオフィスビルに見えないような建物の一室を会議室として貸し出しているような場所も増えているので、重要な相手との商談などでは心象を考えてビルの立地や外観なども確認しておくと良いでしょう。
コワーキングスペース・レンタルオフィス
- アクセス〇、カジュアルさ〇、環境面〇、備品◎、予約◯
貸し会議室と同様にビジネスに適しているのがコワーキングスペースやレンタルオフィスです。
店舗によりますが、オープンスペースの他に打ち合わせ用の半個室や会議室を備えているところもあり、あらゆる用途にフィットする環境です。
原則としてビジネスの場なので、カフェのようなガヤガヤした雰囲気ではなく、ほどよい緊張感があるのがポイントです。
ただし、コワーキングスペースやレンタルオフィスは、ドロップイン利用(月額制などではない都度利用)ができるかどうか、会員以外の利用ができるかどうか、オープンスペースでの会話がOKかなど、店舗によってルールが異なるのが初めての方には少し厄介な点です。
今すぐ使える、商談や打ち合わせに最適なコワーキングスペースはこの後ご紹介します！
オンラインMTG
- アクセス◎、カジュアルさ△、環境面〇、備品△
一番手軽で場所を選ばないのがオンラインMTGです。急な打ち合わせにも対応でき、自身がオフィスで行えばセキュリティ面も安心です。
さらに対面では不可能な遠距離や大人数にも対応できる利点もあります。
一方で、どうしても要件のみの会話になりがちで、その場の雰囲気から話を広げたり親睦を深めたいという場合にはやや不向きかもしれません。
しかし、オンラインMTG専用のツールやスライド、動画などをうまく使えば練習次第で対面同様の臨場感を演出することも可能です。
対面の商談や打ち合わせにおすすめのコワーキングスペース&会議室
最後に、東京都内の商談や打ち合わせに最適な場所をご紹介します！
アクセスも良く、カジュアルさとビジネス感を兼ね備えた場所として、コワーキングスペースと貸し会議室を併設するBasisPoint(ベーシスポイント)がおすすめです。
BasisPointが商談・打ち合わせにおすすめな理由
- 予約なしで使える場所もあり、急な予定にも対応
- 好きなときに好きな時間だけ都度利用が可能
- 気軽に話せるソファ席や、プライベート感のあるBOX席などがある
- 予約可能な会議室が併設
- 電源、Wi-Fi完備でプリンターも使える
- オープンスペースはフリードリンク付き
- 都内に6店舗あり駅から徒歩数分以内
- 全スペース会話、オンラインMTG可能(ヘッドフォンをご利用ください)
それでは、BasisPointのおすすめの使い方を紹介していきます。
短時間の打ち合わせやメンバーとの対話に
あまり込み入った話ではなく、ちょっとした会話やオンライン通話の際は、オープンスペースの利用がおすすめです。
オープンスペースはカフェのように空いている席を自由に使う形式で、カウンター席やソファ席などがあります。
30分300円から使えるので、短時間利用ならカフェでドリンクを注文するよりもリーズナブル！
事前の利用申請なども不要なので、使いたいときにふらっと立ち寄ることができます。
資料やモニターを使いたい商談や打ち合わせに
数人でPCを使って作業したり、モニターに資料を映して会話したいときには4名まで入れるBOX席がおすすめです。
BOX席はモニターが付属しており、向かい合わせの広々した席で落ち着いて会話ができます。
完全個室ではありませんが、カーテンを下ろすことができるので視線を気にせず使うことができます。
BOX席は1時間1,980円で利用できます。4名で使う場合は1名あたり1時間500円以下とリーズナブル。空いていればすぐに使えますが、席数が限られているのでご予約がおすすめです。
視線や音が気にならない個室が必要なら
BasisPointでは、オープンスペースの他に完全個室の会議室も併設しています。
会議室はオンライン予約もでき、ホワイトボード(無料)、モニター(550円)、プロジェクター(1,100円)のレンタルも可能です。
事務的なオフィス環境とは異なり、ラグジュアリー感のある会議室で、一味違う雰囲気を演出したいときにも最適です。
請求書払いをご希望の場合は
BasisPointでは、法人(個人事業主さま含む)のお客様のみご請求書払いを承っております。
ご希望の場合は以下のページよりお問い合わせください。
オープンスペースと会議室の併用でもっと便利に
BasisPointの会議室は、コワーキングスペース内にあるため、あらかじめ社内メンバーとオープンスペースで打ち合わせや資料の印刷を行い、時間になったらお客様を会議室にご案内するといった使い方もできます。
オープンスペース利用時にはフリードリンクもありますので、一息ついてから会議に臨むというのもいいですね。
なお、会議室ご利用の場合は代表者さまのみの会員登録(無料)でOKですので、お客様入店時にお手間をおかけすることはありません。
1人でオンライン会議をしたいときに
BasisPoint 西新宿店には、オンラインで商談や打ち合わせをするときにおすすめの1名用個室もあります。
こちらも予約可能で、30分550円から利用できます。1day料金(上限3,960円)もあるので、1日に何度も打ち合わせがある場合や、集中して仕事もしたいときにおすすめです。
何度も使いたい方にはお得な回数券もございます！
BasisPointは都内駅近に6店舗
BasisPointは以下のエリアにございます。各店舗のリンクから詳細なアクセスや内装をご確認いただけます。
また、都外にも以下の2店舗あり、同様に使うことができます。
適切な環境を選んで商談や打ち合わせを効果的に
コロナ禍でオフィスのあり方や個人の働き方は大きく変わり、場所の選択肢も広がりました。
その分、以前にはあまり意識されなかった「適切な場所を選ぶスキル」が誰しもに求められるようになったとも言えます。
あなたのビジネスに、ぜひコワーキングスペース&会議室のBasisPointをご活用くださいね。
【アルバイト募集】受付スタッフとして私たちほ働きませんか？詳細はこちら↓
BasisPointはラグジュアリーなコワーキングスペースを運営しています！今すぐチェック↓
BasisPointのXで最新情報を配信中！
