2018.02.10 コワーキング運営のコツ・3選

コワーキング運営のコツ・3選

コワーキングスタッフ

コワーキングスペースBasis Point池袋店です。

お気づきの方も多いかも知れませんが、Basis Pointは一人でお店を回す、
いわゆるワンオペ体制になることが多いです。
もっともこれはBPに限った話ではなく多くのコワーキングスペースも同様で、
それでも運営出来るよう高度に効率化されたマニュアルと体制が敷かれています。

ピーク時になれば満席に近くなり、
お客様のご案内や会議室の清掃、その間に電話が鳴ったりと大忙しに。
それでもどうして一人でスペース運営できるのか？
今回はその秘密を少しだけお話します。

コワーキング運営のコツ・3選

①MSGアプリの活用

見出しの字数の関係からこのように書きましたが、
要は社内コミュニケーションツールです。
Basis Pointではチャットワークを利用しており、
業務連絡はすべてトークルーム内で完結するようにしています。

私は本業の方でもチャットワークを使っていますが、
店舗業務でこのツールを使うとより有難みが増しますね。
過去ログが全てキーワード検索出来るので、
例えば何かトラブルが発生した時『昔はどう対処したのか？』を瞬時に見つけることが出来ます。
つまり先輩スタッフのノウハウをリアルタイムで使える訳です。
（もちろん慣れるまでに時間は掛かりますが）
店舗勤務の性質上、
スピーディーな対応が求められますからこれは重要な機能です。

また意外な所では、顔合わせをしたことのないスタッフ同士で交流出来るというメリットもあります。
例えば池袋店と新橋店では、地理的に相当の距離があるため同じスタッフが勤務することはなかなかありません。
せっかく同じお店で働いているのに会ったことがない、というケースが少なくないんです。
こうした時でもチャットワークでコメントのやり取りを通して仲良くなれたりします。
…ってこれ業務とあんまり関係ないですね。

②柔軟なマニュアル

マニュアルをなおざりにしているという訳ではありません。
Basis Pointは急速に店舗展開やイベントの始動があることから、
既存のルーティンが通用しないことも多々あります。
こんな時は思い切ってマニュアルを変更しています。

当店では接客からWord Pressまで覚えることが多岐に渡り、
最初はかなり苦労をすることになります。
ですがその壁を一度乗り越えてしまえば一人前の店員として、
一人でお店を運営出来るようになる…これは
特に学生にとって重要な経験になります。

ちなみにこちら、一時的な変更ではなくマニュアルなので、
今後もその新しい指示の下動いていくという意味です。
もちろんすぐには対応出来ない可能性もありますが、
そんな時カギになるのが次の項目。

③綿密なネットワーク

①も大きく関連することですが、
スタッフ同士の連絡と言うか、情報交換は非常に密に行われています。
例えば新橋店で先に実施したルーティンの効果、感想を、
引継ぎ相手は勿論、五反田店や池袋店のスタッフとも共有して
色々意見交換するのも重要な仕事です。

もっともこれについては、よりソフト面のメリットが大きいような気がします。
冒頭でお話した通りワンオペが基本の中、
勤務するスタッフは（慣れているとはいえ）一人で勤務することに不安を感じることだってあります。
引継ぎ時やチャットワークでの交流が日頃からあれば、
物理的には一人でも心強さを感じるんです。
この辺りは、実際にワンオペを経験した方ならお分かりいただけると思います…
何はともあれ、スタッフ同士の絆が一番の秘訣です。
あ、やっぱり①のスタッフ交流云々は大事でしたね（笑）