リモートワーク・テレワークの普及により、会議のオンライン化が進んでおり、
会議以外でも、セミナーや講演会をオンラインにする動きが高まっています。
セミナーなどのオンライン化により、開催側は広い会場の確保が必要なくなり、コストの削減が可能となりました。

また、セミナーのオンライン化は参加者側にもメリットがあります。
いままでは会場に行かなければならなかったため、遠方のセミナーに参加するためには、コストや時間がかかりました。
オンラインであれば、PCやスマートフォン1台さえあれば、セミナーに参加することができるのです。

今回は、急激に普及したオンライン会議・Web会議やウェビナーについてご紹介します。
また、ウェビナー開催のために必要な設備についてもまとめました。

ウェビナーとは？

ウェビナーとは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を掛け合わせた造語のことで、インターネットを通じて配信するセミナーや講演会のことです。
Webセミナーやオンラインセミナーと呼ばれることもあります。

現在では講演会などのみでなく、企業説明会や入社式のような社内イベントもオンラインで開催することが増えています。

Web会議とウェビナーの違い

オンライン会議・Web会議とウェビナーの違いがわからないという方も多くいらっしゃいますが、この二つは、「利用目的」が違います。

Web会議は双方向でコミュニケーションが可能

Web会議は、各自で所有しているパソコンやスマートフォン、タブレットからWeb会議システムを利用し、遠隔の人と画面越しに会議や打合せを行うことです。
インターネット環境が整っていれば、社外問わずどこからでも参加できます。

また、Web会議は双方向からのコミュニケーションを取ることができます。
すべての参加者が発言や画面共有をすることができ、1対1から複数人の会議まで可能です。
社内のミーティングや顧客との会議に向いています。

ウェビナーは一方向で配信するシステム

ウェビナーとは、開催者・パネリストが参加者に向けて一方的に画面や音声を配信するものです。
開催者は、誰が参加しているのかを確認できたり、質疑応答やアンケートを取ることもできます。
利用するウェビナーシステムによって利用可能な機能や人数が異なります。

オンライン環境さえあればどこからでも参加できること

ウェビナーはオンライン環境さえ整っていれば、どんな場所にいても参加することができます。
会場に移動する時間・コストが削減され、開催側にも参加側にもメリットがあります。

開催側は会場費の削減・遠方の顧客にも集客できる

いままでのセミナーや講演会を開催するためには、広い会場を借りる必要があり、会場の予約などのコミュニケーションコスト、会場費などのコストが大幅にかかっていました。
それをオンライン化するだけで削減することができます。

また、遠方からの講演者を招く際にも、交通費や宿泊費がかかる場合があり、そのコストもオンライン化で解消することが可能です。

どこにいても参加できることから、開催場所の周辺だけでなく、国内・国外からも集客することができます。
会場に参加者が集まることがないので、収容数による参加者の制限もなく、より多くの人に参加してもらうことができるのです。

参加者側はオンライン環境さえあればどこからでも参加できる

参加者のメリットとして、ネットに繋がったPC、スマートフォン、タブレットが1台あればどこからでも参加できるということです。
会場に行かなければならなかった以前に比べ、移動時間や交通費・宿泊費などのコストが削減され、より気軽に参加できるようになりました。

また、会場で参加する場合は、席の場所によって画面が見づらいこともありましたが、ウェビナーであれば自分のPCやスマートフォンに画面が表示されるので安心して視聴することができます。

高度な配信知識や参加者のモチベーション維持がむずかしい

ウェビナーにはコスト面でのメリットが非常に多いですが、配信知識などの技術面や、参加者のモチベーション維持が難しいことなど、デメリットもあります。
ウェビナーのデメリットを理解したうえで、綿密に計画を立てることでデメリットを解消し、ウェビナーの成功に繋がるでしょう。

配信の知識が必要

ウェビナーには専用のアプリケーションが必要のため、使用するアプリの使い方や設定などを理解する必要があります。
スムーズに画面切り替えや音声の出力を変更するには、知識と経験が必要です。

参加者の途中離脱が増える

ウェビナーは参加者のモチベーションの維持が難しいと言われています。
参加者は自宅からでも参加できるため、会場でセミナーに参加していた時と比べ、誘惑やウェビナー以外の情報に惹かれてしまうことも。

開催側も参加者の顔が見えないため、参加者を置きざりにする内容になってしまうことがあります。
参加者の顔が見えないことを前提に、対面とは違った構成や内容を検討する必要があるのです。
内容のほかにも、カメラの画質や背景、音質などにこだわることで、より視聴者を惹きつけられるウェビナーになるでしょう。

オンライン環境が安定していないと視聴できない

そもそもウェビナーはオンライン環境が整っていないと視聴することができません。開催側はもちろんのこと、参加者もある程度のオンライン設備が必要となります。
ネットワーク環境が不安定だと、途中で止まってしまい、大切な部分を聞き逃すことも。
自宅のネットワーク環境が不安な場合は、コワーキングスペースなど自宅以外の場所でウェビナーを視聴すると良いでしょう。

ウェビナーに必要な設備

よりクオリティの高いウェビナーにするためには、ある程度の設備を揃える必要があります。
今回は、最低限揃える必要のある設備をご紹介します！

インターネット回線

ウェビナー開催をするにあたり、もっとも重要な設備と言っても過言ではないのがインターネット回線です。
安定かつ、速度が速い回線設備を整える必要があります。インターネット回線が不安定ということは、直接的に参加者へのストレスや離脱の原因となります。

まずは会場のインターネット回線はなにか確認しましょう。
インターネット回線には、光回線とADSL回線があります。高速かつ大容量のデータ送信を行える光回線であることが好ましいです。

また、最近ではWi-Fiなどの無線回線が普及していますが、有線接続と比較すると安定性に欠けるため、可能な限りウェビナーの配信側は有線接続をしましょう。

PC

PCのスペックは配信のクオリティにかなり影響します。そもそもスペックが低すぎると、ウェビナー配信ソフトが動かないこともあります。
画面切り替え時の遅延など、どんなに講演者側がスムーズに対応できたとしても、PCの影響でクオリティに差が出る可能性があるのです。

今回は、CPU、メモリ、ストレージに焦点を当てて、おすすめのPCスペックをご紹介します。
CPUとは、パソコンの処理速度に関係します。性能が高ければ、ひとつひとつの処理が早くなります。
ウェビナー配信をすると、ウェビナーツールのほか、さまざまなソフトの処理が走るので、スペックによっては画面がカクついたり、ソフトが落ちてしまうこともあります。

Intel社のCPUであればCore i5以上、AMD社のCPUならRyzen 5以上をおすすめします。よりクオリティにこだわるのであれば、Core i7、Ryzen 7以上のCPUが搭載されたPCを用意しましょう。
もちろん、ウェビナーの規模や内容によって必要なPCスペックは変わってきますので、やりたいことを実現できるPCスペックかどうかはウェビナー企画段階でしっかりと確認する必要があります。

続いて、メモリについてです。
メモリもCPUと同じく、パソコンの処理速度に関係します。
CPUが脳、メモリは作業台に例えられます。メモリが大きくなればなるほど、複数の作業が同時にできるようになるのです。
ウェビナー開催をするのであれば、最低8GB以上のものをおすすめします。
可能であれば、16GBのメモリを搭載したPCを選びましょう。

最後にストレージです。
ストレージはデータの保存に関係します。ストレージの容量が少ないと、ウェビナーで写す資料などを保存することができませんし、容量がいっぱいになってしまうと、OSが正常に稼働しなくなる可能性もあります。

より快適にウェビナーを行いたいのであれば、256GB以上のストレージを搭載したPCを選びましょう。
また、ストレージには、「HDD」と「SSD」があります。
SSDは高価ではありますが、HDDよりも高速に処理ができるため、可能であればSSDを搭載したPCを選択しましょう。

マイク

社内のWeb会議などであれば、PC内臓のマイクで問題ないかもしれませんが、複数の人に声を届けるウェビナーであれば、外付けのマイクを用意しましょう。

PCのスペックによって音質は変わりますが、内蔵型PCはタイピングの音を拾いやすく、視聴者がストレスを感じることがあります。

また、外付けマイクを選ぶポイントとして、「指向性」を意識しましょう。
マイクの指向性は、大きく分けて、「無指向性・全指向性」「単一指向性」「双指向性」の3種類です。
講演者がひとりの場合や、それぞれにマイクを用意する場合は、単一指向性のマイクがおすすめです。単一指向性のマイクは、マイク後方の音を拾いにくいため、講演者以外の音や雑音を拾いにくい特性があります。

対面で会話するラジオ形式であれば双指向性、ひとつのマイクを使い複数人で会話する形式であれば、無指向性がおすすめです。
適切なマイクを選ぶことで、より良い音質でウェビナーを開催することができます。

Webカメラ

Webカメラですが、自分のPCにカメラが内臓されているからそれで問題ないと思う方は少なくないでしょう。
社内のWeb会議などでは問題ないかもしれませんが、複数の人が視聴するウェビナーであれば、映像にもこだわりたいところです。
特に、PCによってはモニターの下にカメラが付いている場合は、下から撮影されることになるので、視聴者に威圧感を与えることがあります。ですので、モニター下にカメラが付いているPCを利用している方はとくに外付けのカメラを使用することをおすすめします。

Webカメラの選び方についてですが、画素数を意識しましょう。画質を良くしたくてWebカメラを購入したのに、内蔵カメラとほとんど変わらない画質だったとなっては元も子もありません。
おすすめの画素数は200万画素以上です。より画質にこだわりたい場合は300万画素以上や、4Kに対応したWebカメラがおすすめです。

Zoomなどの仕様するウェビナーツールによって、対応できる解像度に制限がある場合が多いので、ツールの解像度の制限を確認したうえでカメラを購入するとよいでしょう。

さいごに

今回は、ウェビナーのメリットデメリットや、ウェビナー開催に最低限必要な設備を紹介しました。
よりハイクオリティなウェビナーにするためには、今回紹介した設備のほか、ライトやスイッチャー、音声ミキサーなどのさまざまな設備が必要になります。
カメラについても今回はWebカメラのみ紹介しましたが、ウェビナー会場の様子を視聴者に届けるのであれば、ビデオカメラが必要になるでしょう。

どのようなウェビナーにしたいか、どんな情報を視聴者に届けたいかによって、必要な設備は変わってきます。
はじめてのウェビナーであれば、外部の業者に委託して開催しても良いかもしれません。

BasisPointでは、会場、オペレーター、配信設備付きのウェビナー配信サービスをご用意しております。
配信ノウハウのご提供や、脚本の制作など、当日の配信以外もサポートいたします。初めての配信で不安な方や、もっとハイクオリティなウェビナーをしたい方はお気軽にお問い合わせください。

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